GastroFlow
Das digitale Betriebssystem für die Gastronomie
Von der Bestellung bis zur Abrechnung – eine Plattform, die Restaurants den Rücken freihält.
340+
Restaurants
€ 48.2k
Monatsumsatz
94%
Zufriedenheit
340+
Restaurants live
2.1M
Bestellungen verarbeitet
4.8
App Store Rating
-40%
Wartezeit reduziert
Projektübersicht
Ein komplettes Ökosystem für die moderne Gastronomie
GastroFlow wurde gegründet, um die Gastronomie zu digitalisieren – nicht mit einem weiteren Kassensystem, sondern mit einer ganzheitlichen Plattform, die den gesamten Betriebsablauf vernetzt: von der Bestellung am Tisch über das Küchen-Management bis hin zur Geschäftsanalyse.
Unsere Aufgabe war es, diese Vision von Grund auf zu realisieren – als cross-platform App für Service und Küche, als Web-Dashboard für Manager und Inhaber, und als robustes Backend, das auch in stressigen Stoßzeiten zuverlässig funktioniert.
Kunde
GastroFlow GmbH
Zeitraum
8 Monate
Teamgröße
6 Personen
Jahr
2025
Plattformen
iOS, Android, Web Dashboard
Tech Stack
Die Herausforderung
Chaos in der Küche, Frust am Tisch
67% der Gastronomen arbeiten noch mit handschriftlichen Bestellzetteln – die Fehlerquote liegt bei über 15%.
Durchschnittlich 12 Minuten Wartezeit allein durch ineffiziente Kommunikation zwischen Service und Küche.
Bestehende POS-Systeme sind teuer, komplex und nicht für mobile Teams optimiert – die Einarbeitungszeit beträgt oft mehrere Wochen.
Status Quo – vorher
Unser Prozess
Von der Idee zum Produkt
Ein strukturierter, aber flexibler Prozess, der sicherstellt, dass wir das Richtige bauen.
Discovery
Interviews mit 24 Gastronomen, Analyse bestehender Workflows und Pain Points
Strategie
Definition der Kernfeatures, technische Architektur und MVP-Scope
Design
Wireframes, Prototypen und iteratives UI-Design mit Nutzerfeedback
Entwicklung
Agile Sprints mit bi-weekly Demos und kontinuierlichem Deployment
Launch & Scale
Soft-Launch mit 20 Pilotrestaurants, dann schrittweiser Rollout
Research & Discovery
Erst verstehen, dann bauen
Bevor wir eine Zeile Code geschrieben haben, haben wir 24 Gastronomen in 3 Städten besucht, ihre Abläufe beobachtet und ihre größten Schmerzpunkte identifiziert.
24
Interviews geführt
Inhaberinnen, Kellner, Köche
3
Städte besucht
München, Berlin, Hamburg
120h
Beobachtung
Vor-Ort im Restaurantbetrieb
47
Pain Points
Kategorisiert und priorisiert
User Personas
Die drei Kernnutzergruppen, für die wir designen.
Sarah, 34
Restaurantbesitzerin
Ziele
- Überblick über alle Bestellungen
- Weniger Fehler bei Bestellaufnahme
- Bessere Personalplanung
Frustrationen
- ×Zettelwirtschaft bei Bestellungen
- ×Kein Echtzeit-Überblick
- ×Komplizierte bestehende Systeme
„Ich brauche ein System, das mein Team sofort versteht – ohne Schulung."
Markus, 28
Kellner / Service
Ziele
- Schnelle Bestellaufnahme am Tisch
- Weniger Laufwege
- Trinkgeld-Tracking
Frustrationen
- ×Handschrift-Fehler
- ×Ständig zur Kasse laufen
- ×Keine Übersicht über offene Tische
„Wenn ich am Tisch bestellen kann, spare ich pro Schicht 2 Stunden Laufwege."
Li Wei, 42
Küchenchef
Ziele
- Klare Bestellreihenfolge
- Allergien sofort sehen
- Timing für mehrere Tische
Frustrationen
- ×Unleserliche Bestellzettel
- ×Keine Priorisierung
- ×Zu spät informiert über Änderungen
„Ich will auf einen Blick sehen, was als nächstes raus muss."
Informationsarchitektur
Drei Nutzergruppen, ein System
Die größte Design-Herausforderung war, drei komplett unterschiedliche Nutzergruppen – Service, Küche und Management – über eine konsistente Plattform zu bedienen, ohne Kompromisse bei der Usability einzugehen.
Jede Rolle bekommt eine maßgeschneiderte Oberfläche mit nur den Features, die sie tatsächlich braucht. Im Hintergrund läuft alles über denselben Datenbestand – in Echtzeit synchronisiert.
Kernentscheidungen
Role-based UI: Jede Rolle sieht nur, was sie braucht
Maximal 2 Taps bis zur Kernfunktion
Große Touch-Targets für die Küche (Handschuh-friendly)
Farb-Coding für Allergien und Prioritäten systemweit
User Flow — Bestellprozess
Tisch auswählen
Tischplan-Ansicht
Bestellung aufnehmen
Speisekarte + Sonderwünsche
Allergien prüfen
Automatischer Abgleich
An Küche senden
Echtzeit-Übertragung
Küche bestätigt
Geschätzte Zubereitungszeit
Fertig-Meldung
Push an Service-Team
Servieren & Abrechnung
Split-Payment möglich
Design-Prozess
Von Wireframes zum fertigen Design
3 Design-Iterationen, 12 Usability-Tests, und unzählige Anpassungen – bis jeder Tap am richtigen Ort sitzt.
Low-Fidelity Wireframes
Fokus auf Informationshierarchie und Navigation
Mid-Fidelity Prototypen
Interaktive Prototypen für Usability-Tests
High-Fidelity Design
Pixel-perfektes Design mit Branding
Design System – Auszug
Farbpalette
Typografie
Heading
Figtree Bold · 24px
Subheading
Figtree Semibold · 18px
Body Text
Figtree Regular · 16px
Caption
Figtree Regular · 14px
Komponenten
Key Features
Features, die den Unterschied machen
Smart Order Management
Bestellungen werden am Tisch via Tablet aufgenommen und in Echtzeit an die Küche übermittelt. Allergien und Sonderwünsche sind farblich hervorgehoben.
- Echtzeit-Sync zwischen Service & Küche
- Automatische Allergien-Warnungen
- Drag & Drop Bestellreihenfolge
Bestellübersicht
Kitchen Display System
Ein dediziertes Küchen-Display ersetzt den klassischen Bon-Drucker. Bestellungen werden nach Priorität sortiert und können mit einem Tap als fertig markiert werden.
- Priorisierung nach Wartezeit
- Gangfolge-Steuerung
- Timer pro Gericht
Tisch 2
Tisch 5
Tisch 8
Tisch 3
Küchen-Display
Analytics Dashboard
Das Web-Dashboard gibt Restaurantbesitzern einen Echtzeit-Überblick über Umsätze, beliebteste Gerichte, Stoßzeiten und Personalauslastung.
- Umsatz-Prognosen mit ML
- Personalplanung-Empfehlungen
- Echtzeit-Auslastungsanzeige
€ 4.2k
Heute
127
Bestellungen
Dashboard
Unter der Haube
Technische Highlights
Die Entscheidungen, die man nicht sieht – aber die den Unterschied machen.
Offline-First Architektur
Restaurants können nicht von stabilem Internet abhängen. Wir haben eine Offline-First-Architektur mit lokalem Sync implementiert, die auch bei Netzwerkausfällen alle Bestellungen zuverlässig verarbeitet.
Echtzeit-Kommunikation
Bestellungen müssen in unter 200ms von Tablet zu Küchen-Display übertragen werden. WebSocket-basierte Echtzeit-Kommunikation mit automatischem Failover auf Polling garantiert dies.
Multi-Tenant Isolation
Jedes Restaurant ist ein komplett isolierter Mandant – Daten, Konfiguration und Branding sind strikt getrennt, aber teilen sich eine skalierbare Infrastruktur.
Systemarchitektur — Vereinfacht
Mobile App
React Native
API Gateway
Node.js
Services
Microservices
Database
PostgreSQL
Realtime
Redis + WS
Ergebnisse
Die Zahlen sprechen für sich
Messbare Ergebnisse, die zeigen, was möglich ist, wenn Technologie und Gastronomie zusammenkommen.
40%
Weniger Wartezeit
Durchschnittliche Wartezeit von Bestellaufgabe bis Servierung
95%
Weniger Fehler
Reduktion von falschen oder vergessenen Bestellungen
2.1M
Bestellungen
Erfolgreich verarbeitet in den ersten 12 Monaten
4.8★
App Rating
Durchschnittsbewertung im App Store & Google Play
23%
Mehr Umsatz
Durchschnittliche Umsatzsteigerung bei Partnern
< 200ms
Sync-Zeit
Bestellung → Küchen-Display Übertragungszeit
Vorher
Nachher — mit GastroFlow
“Seit wir GastroFlow nutzen, läuft unser Service wie ein Uhrwerk. Die Küche bekommt die Bestellungen sofort, Fehler sind praktisch auf null gesunken, und ich habe endlich einen echten Überblick über mein Geschäft. Für uns war das ein Gamechanger.”
Sarah Bergmann
Inhaberin, Trattoria Bergmann
München
App Gallery
Screens im Überblick
Startseite
Tischübersicht
Bestellung aufnehmen
Küchen-Display
Dashboard
Personalplanung
Fazit & Learnings
Was wir gelernt haben
GastroFlow war eines unserer umfangreichsten Projekte – und eines, bei dem wir am meisten gelernt haben. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse.
Domain-Expertise ist entscheidend
Wir haben die ersten 6 Wochen fast ausschließlich mit Research verbracht. Das hat uns später Monate an Nacharbeit erspart.
Co-Creation mit Nutzern
Die Köche und Kellner waren von Tag 1 in den Design-Prozess eingebunden – ihr Feedback war unersetzlich.
Offline-First ist kein Nice-to-Have
In der Gastronomie ist Offline-Fähigkeit geschäftskritisch. Diese Entscheidung früh zu treffen, war goldrichtig.
Ihr Projekt ist das nächste?
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